Kustannukset – Expenses moduuli

Kustannukset moduulin avulla voimme seurata yrityksen sisäisiä kustannuksia, jotka vaativat erityistä huomiota, esim. työntekijöiden matka, hotelli tai/sekä koulutus kustannukset.

Moduulissa työntekijä luo oman kustannus lomakkeen, johon hän sitten lisää tiedot, liittää kopiot kuiteista jne. Tämän prosessin jälkeen hän lähettää luodun lomakkeen hyväksyttäväksi managerille. Pyyntö korvaukseen joko hylätään tai hyväksytään. Jos se hyväksytään niin manageri hoitaa hyvityksen työntekijälleen. Tämä on kustannukset moduulin perus käyttöperiaate.

Kustannus moduulin käyttöönotto ja lomakkeen tekeminen

Moduuli otetaan käyttöön “Sovellukset” näkymästä klikkaamalla “Asenna” painiketta.

expenses

Moduulin nykyinen nimi on “Expense Tracker”.

Yläpalkkiin ilmestyy kyseisen moduulin nimi, avaamalla sen pääsemme kustannukset näkymään.

expnsespalkki

kustannukset

Klikkaamalla “Create” painiketta päästään täyttämään kustannus lomaketta.

Lomakkeen luonti on lähes identtinen tuotteen luontiin. Jos manageri ei ole määrittänyt ohjeita tai tehnyt valmiiksi kustannus vaihtoehtoja, niin tämä tarkoittaa käytännössä sitä, että kirjattaessa autolla ajetut kilometrit tähän lomakkeeseen, ne voidaan laittaa “Quantity” kenttään suoraan, vaikka se kuulostaakin hieman oudolta.

(Managerin asetuksiin palataan myöhemmin uudestaan.)

expenselomake

My Expenses to Submit / New

Täällä voimme täyttää perustiedot kustannuksista ja mahdollisia lisätietoja voidaan syöttää “Notes…” kenttään.

lounas

Klikataan “Save” painiketta

tosubmit

  1. Tähän ilmestyy lokipalkki, josta voimme seurata lomaketta.
  2. Tästä voimme seurata missä vaiheessa me olemme lomakkeen kanssa
  3. Klikkaamalla “Submit to manager” painiketta, voimme lähettää lomakkeen managerille.

Tämän jälkeen manageri selvittää onko työntekijän lähettämä lasku korvauskelpoinen.

Oma näkemys: Mielestäni hyvin yksinkertainen moduuli, joka etenee loogisessa järjestyksessä. Lomakkeiden täyttämisessä käytetään samanlaista alustaa kuin muut tuotteet, niin sitä oli hieman outo käyttää. Uskon että oikeassa tilanteessa jokaisen kentän täyttäminen ei ole kuitenkaan välttämätöntä.

Advertisements

Asiakkaan luonti, tarjouksen tekeminen ja sen hyväksyminen

Aloitetaan luomalla asiakas, jolle lopullinen tarjous halutuista tuotteista/palveluista tullaan lähettämään. Jotta tämä harjoitus voidaan toteuttaa, tulee sales management moduuli olla asennettuna Odoo ympäristöön.

Annetaan asiakasyrityskelle tarvittavat tiedot ja nimetään yhteyshenkilö jolle kyseisen asiakkaan yhteydenotot ohjataan. Ylhäätä tulee valita myös, että kyseessä on yritys.

1

Kun asiakasyritys on luotu, voidaan siirtyä tarjoukset välilehdelle. Valittaessa yritystä jolle tarjousta laaditaan, laskutusosoite ei täyty halutulla tavalla automaattisesti, jolloin luodaan laskutusosoitepohja äsken luodulle Vesihessut Oy asiakasyritykselle.

2.jpg

Seuraavaksi lisätään halutut tuotteet tarjouspohjaan.

3.jpg

Kun tarjoukseen on lisätty kaikki tarvittavat tuotteet, sen pystyy tulostamaan tai lähettämään sähköpostilla halutulle yhteyshenkilölle. Tässä esimerkkitapauksessa valitsimme sähöpostin ja lähetän sen itselleni, jotta voin kommentoida kuinka harjoitus sen osalta onnistuu.

4.jpg

Tarjouksen lähetyksessä ilmeni ongelma, joka johtuu PDF moduuliin puuttumisesta. Sellainen olisi saatavissa Odoo appstoresta, mutta emme tässä harjoituksessa tule sijoittamaan siihen 99€ euroa. Alla kuva vikailmoituksesta, joka tulee kun valitaan henkilö, jolle tarjous yritetään lähettää.

5.jpg

Kuva tarjouspohjan esikatselunäkymästä jonka lähetys eteenpäin ei kuitenkaan onnistu.

6.jpg

Seuraavaksi kun luotu tarjous hyväksytään valitsemalla “Vahvista tilaus”, siirtyy se automaattisesti myyntitilaukset välilehden alle. Oikeasta yläkulmasta valitaan “Toimitus”, jossa vahvistetaan että kaikki tarvittavat tuotteet ovat listalla, sekä kokonaisuus näyttää muutenkin oikealta.

7.jpg

Kun vasemmasta kulmasta valitaan “Vahvista”, siirtyy tiluas viimeisen vaiheeseen ja tilatut tuotteet on kerätty ja lähetetty asiakkaalle.

8

Lopuksi voidaan tulostaa lähetysluottelo tuotteista jotka toimituksessa asiakkaalle lähetettiin.

9

Oma näkemys: Mielestäni asiakkaan luonti ja siihen liittyvät vaiheet olivat suoraviivaisesti toteutettavissa. Olen kuitenkin varma, että jotain oleellista jäi lisäämättä tarvittaviin tietoihin, jotta järjestelmä pystyisi oikeassa ympäristössä toimimaan halutulla tavalla. Myös tarjouksen lähettämiseen liittyvän PDF moduulin maksullisuus sai miettimään Odoo järjestelmän open source toteutuksen “oikeellisuutta” sekä heidän mainostamaa toimittajariippumattomuuttaan. Kuitenkin kokonaisuutena tämä vaihe oli suhteellisen helposti toteutettavissa.

Käytettävyyden kartoitus – Odoo asiantuntijoiden vastaukset

Odoon käytettävyyteen liittyvät näkemykset ovat asiantuntijoilta saatuja ja heidän vastauksiinsa perustuvia. Haastateltavien nimien ja vastauksien suorien lainauksien julkaisuun emme saaneet lupaa. Yksi haastateltavista henkilöistä on työskennellyt Odoon parissa 7-versiosta lähtien.

Kyselimme mielipiteitä ja kokemuksia järjestelmästä, sekä mitkä ovat aloittelevan StartUp yrityksen ensimmäiset asiat/moduulit, joita he toimintansa tukena voisivat tarvita.

Odoon parhaimpiin puoliin lukeutuu seuraavia ominaisuuksia:

  • Nopea kehittyminen – johuten järjestelmän yleisestä suosiosta ja useista kehittäjistä.
  • Uudenaikaisuus
  • Monipuolisuus – Odoossa verrkosivujen luonti on helppoa ja integroituna järjestelmään mitä ei monista kilpailijoiden järjestelmistä edes löydy.
  • Skaalautuvuus – yrityksen käyttöön voidaan valita vain heille tarpeelliset moduuit ja ominaisuudet.
  • Avoin lähdekoodi – ei lisenssimaksuja Community versiossa.

Odoon lokalisoinnissa Suomeen olisi kuitenkin vielä toivomisen varaa. Isoimmat Odoo toimijat ovat lokalisoinnin jo hoitaneet omalta osaltaan, mutta esim. taloushallinnon lokalisoinnit eivät ole yleisesti jaettuna GitHubissa kaikkien saataville. Odoo-toimittajat toivoisivatkin, että toimivat lokalisointiratkaisut tulisi sattaa kaikkien saataville, jotta voitaisiin yhdessä keskittyä kilpailemaan muita jo hyvin Suomeen lokalisoituja ERP järjestelmiä vastaan.

CRM, myynti, varastointi, ostot ja projektinhallinta lukeutuu perusmoduleihin, jotka aloittelevan StartUp yrityksen tulisi ainakin ottaa käyttöön. Mikäli yritys toimii valmistavassa teollisuudessa, myös valmistus on hyvä liittää järjestelmään. Helpoimpana tapana voidaan pitää ratkaisua, jossa taloushallinto hankitaan joltain tilitoimistolta ulkoistettuna palveluna. Näin vältytään taloushallinnon lokalisoinnin puutteellisuudesta ja siitä aiheutuvista ongelmista.

Myytävien tuotteiden lisääminen Odoo järjestelmään

Odoo Sales Management moduuli tulee olla asennettuna, jolloin voit luoda uusia myytäviä tuotteita. Ensimmäiseksi sales välilehdellä catalog valikon alapuolelta valitse products. Paina luo, jolloin aukeaa ikkuna, jossa myytävälle tuotteelle annetaan tarvittavat tiedot.

1

Aluksi annetaan lisättävälle tuotteelle sitä kuvaava nimi, sekä lisätään tuotteesta kuva, joka ei saa olla kovin suuri, jotta järjestelmän toimivuuden sujuvuus saadaan varmistettua.

“Tuotteen tyyppi” kohdassa on valittavissa kolme eri vaihtoehtoa. “Kulutustavara” on aina saatavilla oleva tuote. “Varastoitava tuote” on ainoastaan saatavilla silloin, kun tuotetta on valmiiksi varastossa tilauksen määrään nähden. “Palvelu” on nimensä mukaisesti jokin tarjottava palvelu asiakkaalle.

Esimerkkitapauksessamme valitaan kulutustavara. Myyntihinta on automaattisesti palvelua käyttävän paikallisessa valuttassa, vaikka valuuttaa ei erikseen ilmoiteta hinnan perässä. “Sisäinen viite” nopeuttaa tuotteiden valintaa tilanteessa, jossa luodaan myyntitilauksia tai ostotilauksia. Kuluihin lisätään mahdolliset toimitusmaksut yms.

2

“Variaatiot” välilehdellä tuotteelle voidaan antaa erilaisia kuvauksia samasta tuotteesta. esim. vesipullo tuotteella voi olla vaihtoehtoina kivennäisvesi, tai lähdevesi tai muita vaihtoehtoja.

5

Varianttien hintoja muokaamalla pystyy antamaan tuotteelle poikkeavan hinnan, esim. puolenlitran pullo maksaa euron vähemmän kuin litran pullo.

7.PNG

Lopuksi Paina “Tallenna”, ja tuote ilmestyy järjestelmään, sekä verkkokaupaan mikäli sellainen on luotuna. Suomalaisten pankkitilien  lokalisointi järjestelmään on ainakin toistaiseksi osaamisemme ulkopuolella, joten tuotteen tilaaminen ei oikeasti vielä onnistu.

8.PNG

 

Odoo moduulit

CRM – Asiakkuuden hallinta

CRM moduulissa kaikki asiakkaisiin liittyvät tiedot yhdistyvät yhteen paikkaan, jossa niitä voidaan hallita helposti. Odoon CRM moduuli muistuttaa hyvin paljon Trellon (projektinhallintajärjestelmä) “pipeline” nimistä käyttöliittymää.

Pipelinessa on valmiita sarakkeita, joihin käyttäjä voi lisätä esim. tarjouksia, pyyntöjä tai muita sovittuja tapaamisia joita tehdään asiakkaiden kanssa. Pipelinessa tapahtuma siirtyy eteenpäin, kun tietty tavoite saavutettu esim. Asiakkaan kanssa on päästy tapaamiseen ja sovintoon tai se epäonnistuu, jonka jälkeen se peruuntuu.

Pipeline on reaaliaikainen, ja se sopii mainiosti yhteen live-chat moduulin kanssa. Kalenteri- ja yhteystieto-moduulit ovatkin erittäin olennaisia osia CRM kanssa. Nämä kaikki moduulit tulevatkin CRM:n mukana.

Lopuksi CRM tarjoaa myös taulukkonäkymiä, jotka se luo automaattisesti perustuen nykyisiin tilaisuuksiin.

 

crm näkymä

Live-chat moduulissa on myös mahdollista lähettää tiedostoja.

live-chat.JPG